ICAS Austria GmbH
Allgemeine Geschäftsbedingungen AGB / Kaufvertrag
1. DEFINITIONEN
“Arbeitnehmer”:
Alle Personen, die in einem Arbeitsverhältnis mit Ihrem Unternehmen stehen, resp. deren Arbeitsvertrag nicht länger als 3 Monate beendet ist.
“Unmittelbare Familienangehörige”:
Unmittelbare Familienangehörige sind Personen, die mit dem Arbeitnehmer im selben Haushalt leben (z.B. Ehegatten, Partner, Geschwister, Eltern etc.).
“Dienstleistungen”:
Dienstleistungen sind alle von ICAS für Ihr Unternehmen erbrachten Dienstleistungen.
2. VON ICAS ZU ERBRINGENDE DIENSTLEISTUNGEN
ICAS verpflichtet sich, für Ihr Unternehmen folgende Dienstleistungen zu erbringen:
2.1. Beratungsdienstleistungen für Arbeitnehmer und deren Angehörige im selben Haushalt:
2.1.1. Telefondienstleistungen
2.1.2. Persönliche Beratungssitzungen (Face-to-Face Counseling)
2.1.3. Einführung
2.1.4. Management Feedback
2.1.1. Telefondienstleistungen
Das Employee Assistance Program EAP von ICAS steht allen Arbeitnehmern und deren Familienangehörigen, die im gleichen Haushalt leben, zur Verfügung. Es bietet direkten, unlimitierten und vertraulichen Zugang zu unentgeltlicher telefonischer Beratung zu emotionalen Themen, rund um die Uhr, sowie zu lebenspraktischen und rechtlichen Fragestellungen, welche während der Bürozeiten recherchiert und beantwortet werden. Die Anrufe werden von professionellen und erfahrenen Beratern entgegengenommen, die die Bedürfnisse der Anrufenden sorgfältig abklären, um ihnen die nötige Unterstützung zukommen zu lassen.
Das Support Center von ICAS ist an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr erreichbar. Anrufe werden in deutscher, französischer, italienischer und englischer Sprache auf der entsprechenden 0800-er Nummer (kostenlose Rufnummer*) entgegengenommen.
Beratungsgespräche zu psychischen Themen können direkt mit dem Psychologen geführt werden, der den Anruf entgegennimmt. Anfragen für lebenspraktische und rechtliche Fragestellungen werden an unsere qualifizierten Juristen weitergeleitet. Oftmals ergeben sich Beratungsgespräche aus einer simplen Anfrage nach Informationen.
*Achtung: Einige Mobilfunk-Anbieter in Österreich erheben eine Netz-Nutzungsgebühr bei 0800-er Nummern. Bei einigen Mobilfunk-Anbietern ist es möglich, dass je nach Abonnements-Vertrag keine 0800-er Nummern gewählt werden können. ICAS kann keinen Einfluss auf diese Provider, resp. deren Abonnements-Verträge nehmen. ICAS kann in diesen Fällen rund um die Uhr über die internationale Rufnummer erreicht werden. Um die Kosten für den Anrufer möglichst gering zu halten, ruft ICAS gerne zurück.
Telefonische Beratung für emotionale/psychische Anliegen
- Wenn ein persönliches Beratungsgespräch gewünscht wird, kann dieses direkt mit dem Psychologen geführt werden, der den Anruf entgegennimmt. So entsteht für den Anrufer keine Verzögerung. Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass ein Mitarbeiter, der sich gerade in einer Krise befindet oder Mut benötigte, um anzurufen, nicht weiter verbunden werden muss, bevor sich eine Fachperson seinem Anliegen annimmt.
- Sämtliche Anrufe werden von Psychologen mit Universitätsabschluss und Lebenserfahrung entgegengenommen. Diese haben zusätzlich vertiefte Kenntnisse in den verschiedensten Themenbereichen, wie z.B. Trauerbewältigung, Schuldenfragen, Ängste, Stress, Leistungsprobleme, Belästigung, Burnout, Mobbing, Familien- und Beziehungskonflikte, Scheidung oder mangelndes Selbstvertrauen/Selbstwertgefühl. Sie helfen den Mitarbeitern, ihre Anliegen zu analysieren und konkrete Lösungen zu entwickeln.
- Es existieren professionelle und bewährte Vorgangsprotokolle um die Überwachung und aktive Betreuung von Risikosituationen zu gewährleisten. Je nach Ausgangslage und Ernst des Falles werden entsprechende Bereitschaftssysteme und Massnahmen eingeleitet.
- Die Telefonberater können den Anrufenden auch persönliche Beratungssitzungen bei einem staatlich anerkannten Psychotherapeuten anbieten, falls dies angezeigt ist.
Lebenspraktische und rechtliche Anliegen / LifeManagement
- Die Fachberater von ICAS sind Juristen und Rechtsanwälte, die zudem in der Informationsbeschaffung versiert sind.
- Gemäß der Erfahrung von ICAS sind fachkundige und nützliche Informationen für die Mitarbeiter, die sich mit vielfältigen arbeitsbezogenen und persönlichen Fragen auseinandersetzen müssen, von unschätzbarem Wert. Finanzielle Probleme, rechtliche Fragen, Konsumententhemen, Sorgen wie Umzug, Wohnungssuche, Restrukturierung, oder persönliche Ereignisse wie Todesfall oder Verlust der Arbeitsstelle werden unweigerlich in die Arbeitswelt mitgenommen und beeinträchtigen die Leistungsfähigkeit und Produktivität.
- Diese Fachberater von ICAS sind zudem psychologisch geschult. Sie sind aufmerksame, einfühlsame und unvoreingenommene Zuhörer. Sie wissen, dass sich hinter einer sachlichen Anfrage oft ein emotionales Bedürfnis verbirgt, das der Mitarbeiter ansprechen möchte. Das freie Besprechen und Ausdrücken von Gefühlen wie Frustration, Wut, Erregung, Schmerz oder Verlust erlaubt es der betroffenen Person, innerlich ruhiger zu werden und konstruktiv nach Lösungen zu suchen.
- ICAS verfügt über Datenbanken, Broschüren und Nachschlagewerke und kann auf Fachspezialisten in den Bereichen Recht, Finanzen, Versicherungen und medizinische Belange zurückgreifen.
- Informationen sind u.a. zu folgenden Themen erhältlich:
| Recht | Wohnen | Versicherungen |
| Testament/Erbschaft | Finanzen | Familienfragen |
| Steuern | Schulden | Erziehung |
| Sozialleistungen | Persönliche Anliegen | Konsumentenrechte |
Unterstützung für Führungskräfte / HR / Personalverband (Managerial Consultancy)
Die Externe Mitarbeiterberatung EAP dient den Vorgesetzten und Personalverantwortlichen auch als Sparringspartner bei komplizierten Führungssituationen, Organisationsveränderungen, Konflikten oder bei der Handhabung schwieriger Ereignisse wie sexueller Belästigung, Mobbing, Gewalt, schweren Unfällen, Krisen, Desaster.
Obwohl sich der Mitarbeiter in der Regel aus eigener Initiative an ICAS wendet, ist es möglich, dass Vorgesetzte, HR-Manager oder Teamleiter einen Mitarbeiter an ICAS überweisen – als eine wirksame und wohlwollende Massnahme zur Wiederherstellung der Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters.
Es gibt drei verschiedene Arten der Überweisung:
(i) Die eigene Überweisung – am meisten verbreitet.
(ii) Informelle Überweisung durch Vorgesetzte oder HR – diese ermutigen Mitarbeiter dazu, das ICAS EAP zu benützen, die Leistung des Mitarbeiters ist jedoch nicht in Frage gestellt.
(iii) Formelle Überweisung – Vorgesetzte empfehlen das ICAS EAP in Fällen, in denen die Leistung betroffen ist.
Die Entscheidung für die Kontaktnahme mit ICAS bleibt jedoch letztendlich beim Mitarbeiter. Sie ist immer freiwillig. Bei einer formellen Überweisung, wo die Leistung das Problem ist, erhält die überweisende Partei als Feedback nur die Information, ob der Mitarbeiter ICAS kontaktiert hat oder nicht.
2.1.2. Persönliche Beratungssitzungen (Face-to-face Counseling)
Bei komplexeren emotionalen Problemen haben die Anrufenden die Möglichkeit, persönliche Beratungssitzungen in Form einer Abklärung, Lösungsfindung, Krisenberatung bzw. Kurzzeit-Therapie (bis maximal 8 Sitzungen) in Anspruch zu nehmen. Diese finden bei staatlich anerkannten Psychotherapeuten in der Nähe des Arbeitsortes statt. Diese Sitzungen können auf Wunsch auch über das Telefon durchgeführt werden.
Qualifikationen des ICAS Beraternetzwerks
- ICAS verfügt über ein eigenes, mehrsprachiges BeraterInnen-Netzwerk in Österreich. Die Kriterien für die Auswahl der BeraterInnen sind anspruchsvoll. ICAS arbeitet ausschließlich mit approbierten Psychologen zusammen, die eine theoretisch und praktisch aufgebaute psychotherapeutische Zusatzschulung nach den internationalen PSL Richtlinien, Mitgliedschaft eines in Österreich anerkannten Berufsverbandes für Psychologie/Psychotherapie sowie mehrjährige berufliche Erfahrung besitzen.
- Die Berater von ICAS verfügen über Erfahrung in verschiedenen Disziplinen und können bei Fragestellungen in Bereichen wie Beziehungen, Alkohol- oder Drogenabhängigkeit, Trauer, Schulden oder Trauma Hilfe leisten.
- Alle Berater müssen ihre eigene Supervision gemäß den Bestimmungen der Berufsverbände selbst organisieren und Risikoversicherungen abschließen. Sie arbeiten in eigenen Praxisräumen, welche vor der Aufnahme in das Netzwerk durch ICAS besichtigt werden.
- ICAS nimmt bei der Zuteilung eines Beraters so weit wie möglich Rücksicht auf Präferenzen des Mitarbeiters, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Erfahrung und guter Erreichbarkeit.
- Es entspricht den Richtlinien von ICAS, dass diese Berater in der Nähe jedes Unternehmensstandorts zur Verfügung stehen. Deshalb investiert ICAS eine beträchtliche Menge an Zeit und Aufwand in den Ausbau und die Betreuung dieses professionellen Beraternetzwerks.
2.1.3. Einführung
Gemäss der Erfahrung von ICAS gehören die Einführung und die Kommunikation an die Mitarbeiter zu den wichtigsten Elementen der Externen Mitarbeiterberatung EAP. Sie bestimmt den Grad der Annahme und Begeisterung über die Dienstleistung seitens der Mitarbeiter. ICAS setzt alles daran, damit die Einführung für das Unternehmen erfolgreich verläuft.
ICAS empfiehlt aufgrund jahrelanger Erfahrung, die Einführung durch folgende Massnahmen vorzunehmen:
- Versenden eines Informationsbriefes / E-Mails an die Mitarbeiter (Mustervorlage kann von ICAS zur Verfügung gestellt werden).
- Aufhängen von ICAS EAP Postern in Pausenräumen, Garderoben oder an Anschlagstafeln – die Poster mit wechselnden Motiven werden 5x pro Jahr an die EAP-Verantwortlichen innerhalb Ihres Unternehmens verschickt.
- Aufschalten des EAP-Erklärvideos auf Ihrer Intranet-Seite – der Film ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar und wird Ihnen kostenlos zur Verfügung gestellt.
- Einführungspräsentation durch ICAS per Webinar für die Mitarbeiter (die Dauer einer Präsentation inkl. der allfälligen Beantwortung von Fragen beträgt in der Regel 30 Minuten). Die Einführung per Webinar ist im EAP Pure Online-Servicepaket nicht inbegriffen, kann aber dazu gekauft werden.
- Verteilen von 4-farbigen Informationsbroschüren an alle Mitarbeiter. Die Lieferung von gedruckten Flyern ist im EAP Pure Online-Servicepaket nicht inbegriffen, kann aber für die EAP Pure All Dienstleistung dazu gekauft werden.
ICAS erlaubt sich, die kundenseitige Kontaktperson in den Verteiler des Manager-Newsletters aufzunehmen. Wir empfehlen, dass der Manager-Newsletter dann von der Kontaktperson intern an die Führungskräfte weitergeleitet wird, damit diese sich selbständig registrieren können.
2.1.4. Benutzungsstatistik und Reports
ICAS stellt Ihrem Unternehmen jährlich jeweils nach Ablauf einer Vertragsperiode folgende Informationen im Excel-Format zur Verfügung:
- die Anzahl Mitarbeiter und Familienmitglieder, die ICAS kontaktiert haben
- die Art der genutzten Dienstleistung
- die Themen der Anfragen, unterteilt in private und arbeitsbezogene Themen
3. VERPFLICHTUNGEN VON ICAS
ICAS erbringt ihre Dienstleistungen nach bestem Wissen und Gewissen als Beauftragte Ihre Unternehmens und wendet dabei die gehörige Sorgfalt an. Sie wahrt dabei die berechtigten Interessen Ihres Unternehmens in guten Treuen.
4. VERPFLICHTUNGEN IHRES UNTERNEHMENS
4.1. Ihr Unternehmen verpflichtet sich zur Leistung der Vergütung gemäss Ziffer 5 nachstehend.
4.2. Ihr Unternehmen verpflichtet sich überdies, ICAS alle für die Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen notwendigen Informationen und Unterlagen bereitzustellen.
5. VERGÜTUNG
Für die von ICAS zu erbringenden Beratungsdienstleistungen für die Arbeitnehmer und ihre Familienangehörigen gemäss Ziffer 2.1. bezahlt Ihr Unternehmen einen jährlichen Betrag, der abhängig von der Anzahl Mitarbeiter und dem gewählten Produkt ist (EAP Pure All oder EAP Pure Budget).
| Anzahl Mitarbeiter | 1-49 MA (Kosten pro Mitarbeiter/Jahr in €, zuzüglich MwSt) | 50 – 99 MA (Kosten pro Mitarbeiter/Jahr in €, zuzüglich MwSt) | 100 – 249 MA (Kosten pro Mitarbeiter/Jahr in €, zuzüglich MwSt) | 250 – 499 MA (Kosten pro Mitarbeiter/Jahr in €, zuzüglich MwSt) |
|---|---|---|---|---|
| EAP Pure All (inkl. Beratung für lebenspraktische und rechtliche Anliegen) | € 73 | € 50 | € 31 | € 25 |
| EAP Pure Budget (ohne Beratung für lebenspraktische und rechtliche Anliegen) | € 63 | € 40 | € 21 | € 15 |
| Mitarbeitereinführung via Webinar | € 350 | € 350 | € 350 | € 350 |
|---|---|---|---|---|
| Gedruckte 4-farbige Flyer für Mitarbeiter (Preis pro Flyer) | € 2 | € 2 | € 2 | € 2 |
6. ZAHLUNGSBEDINGUNGEN
6.1. Die Bezahlung der Beratungsdienstleistungen gemäss Ziffer 2.1. durch Ihr Unternehmen erfolgt mittels «Vorkasse» innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Rechnung. Vertragsbeginn ist der 1. Tag des auf den Zahlungseingang folgenden Monats.
6.2. Wenn Rechnungen zwingend in Tools wie Ariba, Coupa, Tradeshift etc. gestellt werden müssen, werden die daraus entstehenden Kosten (Nutzungsgebühr) und der Aufwand separat und zusätzlich in Rechnung gestellt.
6.3. Eine allfällige Veränderung der Mitarbeiterzahl teilt Ihr Unternehmen ICAS einen Monat vor Ablauf der jährlichen Rechnungsstellung mit.
7. GEHEIMHALTUNG
7.1. ICAS erbringt ihre Dienstleistungen unter dem Vorbehalt, alle Kontakte der Arbeitnehmer und Familienangehörigen mit ICAS absolut vertraulich und in Einklang mit der Berufsethik und den Standesregeln zu behandeln. Informationen, welche eine bestimmte Person identifizieren können, werden nur mit dem vorgängigen ausdrücklichen schriftlichen Einverständnis der Person oder bei einer akuten Gefahrensituation für Ihr Unternehmen resp. Ihrer Belegschaft an Ihr Unternehmen oder andere Drittpersonen weitergeleitet. Bei Bestehen einer akuten Gefahrensituation verpflichtet sich ICAS, nur die absolut notwendigen Informationen weiterzugeben. Der Entscheid, ob eine absolut notwendige Information weitergegeben wird, wird von ICAS auf Empfehlung eines “Senior Clinician” nach klaren klinischen Verfahrensregeln, welche der betroffenen Person im Voraus mitgeteilt werden, getroffen.
7.2. Beide Parteien verpflichten sich gegenseitig sowohl während, als auch nach Beendigung des Vertrages zur Geheimhaltung sämtlicher Geschäftsgeheimnisse, vertraulicher Informationen und Daten, die sie während der Dauer des Vertrages wahrgenommen haben.
8. VERSICHERUNG
8.1. ICAS verpflichtet sich auf eigene Kosten zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung in der Höhe von € 8.300.000 zur Deckung allfälliger Schäden, welche ICAS in Ausübung ihrer Verpflichtungen unter diesem Vertrag Ihrem Unternehmen zufügen könnte.
9. HAFTUNG
9.1. ICAS haftet für die getreue und sorgfältige Ausführung der ihr übertragenen Dienstleistungen. ICAS lehnt jedoch jegliche Garantie für den Erfolg einer Dienstleistung in Bezug auf Arbeitnehmerfluktuation, Krankheit und Absenzen, Produktivität und andere organisatorische Belange ausdrücklich ab.
9.2. ICAS haftet für Schäden, die Ihrem Unternehmen in Erbringung der Dienstleistungen entstehen. Indirekte Schäden und Folgeschäden sind ausgeschlossen.
10. IMMATERIALGÜTERRECHTE
10.1. Urheber- und andere Immaterialgüterrechte sowie alles Know-how im Zusammenhang mit dem Design oder Material von ICAS steht im Eigentum von ICAS.
10.2. Ihr Unternehmen ist ausschliesslich zur internen Benutzung der Marke “ICAS” oder anderen Materials von ICAS befugt. Ihr Unternehmen verpflichtet sich, das Markenrecht von ICAS zu wahren und bei der öffentlichen Benutzung der Marke “ICAS” vorgängig die schriftliche Zustimmung von ICAS einzuholen. Die Verwendung der Marke oder auch nur des Namens Ihres Unternehmens als Referenz oder zu anderen Marketing Zwecken ist ICAS nur erlaubt, falls die Verwendung vorgängig von Ihrem Unternehmen genehmigt wurde.
Diese Verpflichtung besteht sowohl während der vertraglichen Vereinbarung, als auch nach Vertragsbeendigung.
11. DATENSCHUTZ UND INFORMATIONSSICHERHEIT
Beide Parteien verpflichten sich gegenseitig zur Kenntnisnahme und Einhaltung der Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung SGVO. Details zu technischen und organisatorischen Massnahmen bezüglich des Datenschutzes sind in den Anhängen 1 und 2 aufgelistet.
12. HÖHERE GEWALT
12.1. Alle Fälle höherer Gewalt befreien für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Wirkung jede der Parteien von den Verpflichtungen aus diesem Vertrag.
12.2. Die betroffene Partei teilt der anderen Partei unverzüglich mit, dass sie aufgrund eines Falles von höherer Gewalt an der Erbringung ihrer Leistungen verhindert ist und den ungefähren Zeitpunkt, wann die Leistungserbringung wieder möglich ist.
12.3. Dauert ein Fall von höherer Gewalt mehr als 30 Tage an, ist jede der Parteien berechtigt, die Vereinbarung unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von zwei Wochen zu kündigen.
13. BEGINN UND BEENDIGUNG DES VERTRAGES
13.1. Der Vertrag tritt am 1. Tag des auf den Zahlungseingang folgenden Monats in Kraft. Er wird auf unbestimmte Zeit abgeschlossen, die Rechnungsstellung erfolgt jährlich. Der Vertrag kann jeweils auf das Ende eines Vertragsjahres unter Einhaltung einer 6-monatigen Kündigungsfrist gekündigt werden.
Wird der Vertrag nicht weitergeführt, verpflichtet sich Ihr Unternehmen, die Mitarbeiter über das Ende der Dienstleistung zu informieren und sie anzuhalten, keine weiteren Anrufe zu tätigen.
Sollten sich dennoch Mitarbeiter/Familienmitglieder melden, werden deren Support-Anfragen von ICAS abgewiesen. ICAS führt nach Vertragsende keine Beratungen mehr durch. Im Falle wiederholter Anrufe nach Vertragsende durch Mitarbeiter oder deren Familienmitglieder behält sich ICAS das Recht vor, ihre Aufwendungen (Zeit, Telefongebühren) in Rechnung zu stellen.
13.2. Jede Partei ist zur unverzüglichen schriftlichen Vertragsbeendigung berechtigt, falls:
- sich eine Partei einer schwerwiegenden Vertragsverletzung schuldig macht und der vertragswidrige Zustand nicht innerhalb einer Frist von 30 Tagen nach Erhalt einer schriftlichen Aufforderung der anderen Partei zur Behebung des vertragswidrigen Zustandes behoben wird.
- der Konkurs über eine Partei eröffnet wird oder diese Partei liquidiert wird.
- die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses objektiv unzumutbar geworden ist.
13.3. Im Falle der Beendigung des Vertrages führt ICAS alle vor Ablauf des Vertrages begonnen Beratungen, inkl. der benötigten Anzahl persönlicher Beratungssitzungen mit einem Arbeitnehmer zu Ende.
14. SALVATORISCHE BESTIMMUNG
Falls Teile des vorliegenden Vertrages unwirksam sein sollten, wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieses Vertrages dadurch nicht berührt. Die Parteien bemühen sich, die unwirksame Bestimmung durch eine gültige Bestimmung zu ersetzen, die dem erkennbaren Willen der Vertragsparteien entspricht.
15. ÄNDERUNGEN
Dieser Vertrag enthält alle Abreden zwischen den Parteien. Allfällige frühere mündliche oder schriftliche Abreden zwischen den Parteien sind hiermit aufgehoben. Änderungen und Ergänzungen des vorliegenden Vertrages bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.
16. ADRESSÄNDERUNGEN
Jede Partei macht der anderen Partei bei einer Adressänderung oder Änderung der Telefonnummer unverzüglich, jedoch auf jeden Fall innerhalb von 48 Stunden schriftlich Mitteilung.
17. GÜLTIGKEIT NACH VERTRAGSENDE
Ziffern 7, 10 und 11 haben nach Vertragsende weiterhin Gültigkeit.
18. VERZICHT ZUR GELTENDMACHUNG EINES RECHTS
Der Verzicht einer Partei zur Geltendmachung eines Rechts unter diesem Vertrag beinhaltet nicht den Verzicht zur Geltendmachung jeglicher Rechte unter diesem Vertrag.
19. ABTRETUNG
Rechte aus diesem Vertrag können nur mit der vorherigen schriftlichen Zustimmung der anderen Vertragspartei an einen Dritten abgetreten werden. ICAS ist jedoch ausdrücklich dazu berechtigt, bei der Erfüllung der vertraglichen Dienstleistungen Subauftragnehmer beizuziehen. Für die Handlungen derselben haftet ICAS wie für die eigenen.
20. ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND
Der Vertrag unterliegt ausschließlich österreichischem Recht. Gerichtsstand ist Wien.